Esta entrada es un resumen de una clase impartida en la Escuela Internacional de Protocolo, en su sede de A Coruña. Gracias a la EIP por haber incluido el módulo «El papel del presentador de Eventos» en su Máster en Protocolo y Dirección de Eventos. 

¿POR QUÉ UN EVENTO (Y NO POR EJEMPLO UNA RUEDA DE PRENSA)?

El evento no es invasivo y la rueda de prensa, de entrada, sí provoca rechazo o, por lo menos, desconfianza. Los periodistas están hartos de convocatorias en las que no hay noticia. Muchos medios se jactan de no acudir a las ruedas de prensa; es una forma de decir “yo elijo la información que quiero para mi medio, nadie me marca la agenda”.

Además, como organizadores corremos el riesgo de que nuestro mensaje no se transmita tal como nos interesa, pues el periodista, lógicamente, se conserva el derecho de editar la información como le venga en gana. El evento, sin embargo, envuelve nuestro mensaje y lo transmite como un contenido editado.

¿POR QUÉ UN PRESENTADOR PROFESIONAL (Y NO ALGUIEN DE LA CASA)?

Principalmente, porque presentar es una profesión, no una afición. Mejor un presentador para aportar ritmo, para improvisar, para cubrir silencios, para hacer que el tiempo se cumpla (alargando o recortando contenidos). Además, y es un motivo muy importante, porque el presentador externo a la organización puede ensalzar la figura de los participantes, de los organizadores y de los invitados y hacerlo sin complejos, sin que resulte presuntuoso.

¿QUÉ TENGO EN CUENTA A LA HORA DE ELEGIR PRESENTADOR?

Debe tener la capacidad de adaptarse al perfil del evento: a su público, a los “valores” de nuestra empresa u organización y a los de los asistentes. ¿Contrataríais a Leticia Sabater para presentar los premios Princesa de Asturias? ¿Al Gran Wyoming para una convención del Partido Popular?  ¿Y a Norma Duval para un acto de Podemos?

¿CÓMO CONTACTO CON EL PRESENTADOR?

Si tiene representante, contactamos a través de él. Este profesional suele llevarse entre el 15 y el 20% del importe económico pagado a sus representados. Pero en la mayoría de los casos la gestión se hará de forma directa.

¿CUÁNDO LLAMO AL PRESENTADOR?

Cuanto antes mejor. Si el presentador participa en la creación del evento desde el primer momento, se sentirá más involucrado. Si por el contrario el presentador se incorpora en un momento avanzado, habrá perdido probablemente información que después podrá utilizar sobre el escenario.

¿QUÉ LE CUENTO AL PRESENTADOR EN EL PRIMER ENCUENTRO?

Todo lo que sepamos hasta el momento. Es esencial transmitirles fielmente el mensaje que queremos transmitir con el evento, y hacerlo en la jerga apropiada, insistiendo en aquello en lo que hay que insistir y también en aquello que tenemos que evitar. También debe saber qué tipo de público tendremos, quiénes intervendrán, qué repercusión mediática se espera y, muy importante, los elementos técnicos: el tipo de escenario, la megafonía, los micrófonos, el atril, los vídeos, las actuaciones, la ambientación musical,…

¿CÓMO ES LA PRE-ESCALETA QUE ENTREGO AL PRESENTADOR EN EL PRIMER ENCUENTRO? ¿Y LA ESCALETA DEFINITIVA?

La escaleta provisional debe incluir toda la información de la que se disponga en ese momento y que pueda afectar al presentador, incluidas las indicaciones técnicas, pues el conductor del acto debe ser consciente del trabajo de todos los profesionales que lo acompañan. Conviene ir numerando las que se vayan haciendo para que no se confundan las distintas versiones. En la elaboración de la escaleta debemos tener en cuenta las ideas que aporte el presentador, o al menos valorarlas. La escaleta no arranca con el evento en sí, sino con la llegada de invitados. La escaleta definitiva debe conservar estas características y ser muy clara, sin lugar a confusiones.

¿QUIÉN Y CÓMO SE ESCRIBE EL GUIÓN QUE LEERÁ EL PRESENTADOR?

Normalmente el guión “gana” cuando está escrito por el propio presentador, aunque hay muchas excepciones. Al menos debe permitírsele dejar su sello personal para facilitarle el trabajo.

¿QUÉ PRECAUCIONES DEBE TOMAR EL PRESENTADOR ANTES DEL EVENTO?

Todo lo que puede fallar, falla alguna vez. El presentador debe estar informado en tiempo real de cualquier novedad en el protocolo, en los invitados, en el orden de la escaleta o incluso de cualquier acontecimiento noticioso que obligue a alterar el desarrollo del evento. El presentador debe “acumular información” sobre el mensaje que se transmite en el evento, información que llegado el caso puede utilizar, por ejemplo ante el retraso de unos invitados.

¿QUÉ DEBE HACER EL PRESENTADOR DURANTE EL EVENTO? ¿Y DESPUÉS?

El presentador debe respetar las directrices marcadas por la organización y eso incluye, principalmente, ser fiel al mensaje que la organización quiere transmitir. No debe estar “por encima” del mensaje: el protagonismo excesivo, el ego, puede deslucir el evento.