Cómo organizar un evento, paso a paso: así comunicó la empresa Gabadi la firma de un contrato de 34 millones

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La empresa gallega Gabadi nos encargó comunicar dos importantes noticias. Por un lado, la presentación del Proyecto Simho, un proyecto de innovación 100% gallega, pionero a nivel mundial y que permitirá que la gente viva en el mar, en las plataformas off-shore en concreto. Además, Gabadi acababa de firmar un contrato con el astillero chino Jiangan Shipyard para construir cuatro tanques de GNL (Gas Natural Liquado) por valor de 34 millones de euros y para el mayor portacontenedores del mundo.  De inmediato desechamos la manida rueda de prensa y optamos por el evento como fórmula para comunicar estas dos buenísimas noticias. Así lo hicimos, paso a paso:

PASO 1: VISITA LA EMPRESA. CONOCE AL CLIENTE. INVESTIGA SUS NECESIDADES.

Antes de empezar a diseñar un evento, como primer paso, os recomendamos que conozcáis muy bien al cliente. No vale un simple intercambio de correos o llamadas telefónicas. Hay que visitar la empresa y hacerlo varias veces. Reúnete con el CEO y su responsable de Comunicación, por su puesto, pero habla también con sus directivos y con todos los empleados que puedas. Recorre sus instalaciones y empápate de la jerga que usan sus profesionales, pues estas expresiones y palabras te resultarán útiles a la hora de redactar el guion.

Nosotros hemos tenido la suerte de poder contar con la implicación desde el primer momento del director general de la empresa, Antonio Llago; de la directora de administración, Begoña Paz, y de todo el personal en general. En Gabadi creían en la comunicación para trasladar el mensaje. Y esa confianza facilita el trabajo.

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Antonio Llago es el director general de Gabadi. En los momentos previos al evento, es importante que el cliente se encuentre con los organizadores y traslade sus necesidades.

PASO 2: DISEÑA UN EVENTO ENTRETENIDO Y EMOCIONANTE.

Estamos convencidos de que cualquier evento, por muy “técnico” o especializado que sea el cliente que lo encarga, ofrece la posibilidad de transformarlo en un acto entretenido y emocionante.

El entretenimiento puedes lograrlo con una escaleta variada y diseñada como si de un programa de televisión se tratara: con un maestro de ceremonias que dé paso a contenidos variados, como entrevistas, vídeos, demostraciones prácticas e interacción con el público. Mención aparte merece el escenario. En nuestra primera visita a la empresa, pasamos junto a uno de los módulos habitacionales que, junto con otros 30 similares —ensamblados como si de un lego se tratara— servirían para que 180 personas vivan durante un año en el Golfo de México. ¡Qué lugar mejor para que sirva de escenario!

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Como escenario del evento elegimos uno de los módulos habitacionales que construye Gabadi. Para comenzar el evento, explicamos precisamente las funciones del lugar donde nos encontrábamos. El guion decía: “Aquí es donde esta empresa inicia la expedición de su personal hacia cualquier parte del mundo en la que surge la necesidad de reparar un barco de transporte de gas. Los trabajadores se preparan, se forman, se desplazan y llegan a ese destino, listos para trabajar, en solo una sola semana”.  

La emoción se consigue buceando en las entrañas de la empresa. En varios de los encuentros previos al evento nos acompañó Avelino Llago, el fundador de Gabadi y padre de Antonio. Ahí había una historia que contar. Hablar de los orígenes familiares de una empresa contribuye a crear un relato y humaniza a esa compañía.

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Avelino Llago, el fundador de Gabadi, logró con su cercanía y naturalidad emocionar a los presentes. Narró cómo Gabadi, de orígenes familiares, se transformó en una empresa innovadora a nivel mundial.

Ya que hablamos de humanizar, no te olvides de que tras la empresa que te encarga un evento hay personas e historias muy interesantes. En este ejemplo, estábamos seguros de que la firma de un contrato con un astillero chino provocaría anécdotas, hechos curiosos que podríamos incluir en la escaleta. ¿Tendrían sus empleados que aprender chino? ¿Cómo será la convivencia entre los trabajadores de Gabadi y los de Jiangan Shipyard?

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Deja que la empresa “hable” a través de sus trabajadores. Vicent Alsina, jefe de proyecto, y Hugo García Teijeiro, director de operaciones, salieron al escenario para hablar, respectivamente, del proyecto SIMHO y del contrato con el astillero chino.

PASO 3: CUIDA A LOS INVITADOS.

Los asistentes al acto serán los mejores embajadores de tu cliente si salen de ese evento satisfechos. Deja que sean profesionales de las relaciones públicas y el protocolo quienes se encarguen de esta tarea: el proceso de selección, confirmación de asistencia y trato directo a los invitados es importantísimo. Por eso en este evento de Gabadi fue fundamental la labor de Yolanda Pantín y su equipo de Azaga Azafatas, Azaga Protocolo y Global Congresos.  

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El cuidado de las relaciones públicas y el protocolo es fundamental para el éxito de tu evento. Al acto convocado por Gabadi asistieron el presidente de la Xunta, Alberto Núñez Feijoo; el conselleiro de Economía, Francisco Conde; la alcaldesa de Narón, localidad que acogía el evento, Marián Ferreiro, y una amplia representación del mundo empresarial y social del entorno.

PASO 4: CUIDA A LOS MEDIOS. 

Los medios de comunicación amplificarán el alcance del mensaje que transmites en el evento. Facilita a los periodistas su trabajo: envíales una nota de prensa con suficiente antelación, responde a todas sus dudas, dales acceso a tu cliente para posibles entrevistas y pon a su alcance los medios técnicos que necesitan. Y deja también esta tarea para los especialistas en relaciones con los medios. Sergio Barbeira hizo en este sentido un extraordinario trabajo. Está renovando su web   en la que te hablará de todos sus servicios en Comunicación.

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Los medios amplifican el mensaje de tu evento. En la imagen, la noticia recogida por La Vanguardia. Fíjate en el hecho de que es EFE quien firma la noticia: ¡no te olvides de las agencias! Si EFE o Europa Press, por ejemplo, recogen tu noticia y le dedican un teletipo, tienes muchas más posibilidades de que los medios la repliquen.

Tampoco te olvides de tomar buenas fotos del evento. Gracias, Diego, de Enfócate Branding, por captar tan bien nuestro mensaje.

¡Gracias a todo el equipo de Gabadi por vuestra cercanía, por vuestro tiempo y por creer en la Comunicación!

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Nace el Grado de Comunicación Corporativa, Protocolo y Organización de Eventos

La Universidad Nebrija pone en marcha este próximo curso 2017-2018 su Grado de Comunicación Corporativa. En esta infografía tienes información sobre las asignaturas que componen el grado:

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Leticia Rodríguez, coordinadora del grado, me cuenta que estos estudios “ofrecen la oportunidad a los alumnos de especializarse en un sector con alta empleabilidad, que resulta además apasionante. La comunicación corporativa, el protocolo y la organización de eventos viven un momento de auge y requiere de profesionales comprometidos, que quieran vivir una profesión dinámica, llena de desafíos”.

Tienes toda la información necesaria sobre el Grado en Comunicación Corporativa de la Universidad Nebrija en el siguiente enlace:

INFÓRMATE AQUÍ

 

 

 

 

 

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El Gran Anfiteatro del Colegio de Médicos de Madrid, un auditorio con historia y solera.

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El Gran Anfiteatro del Colegio de Médicos de Madrid, situado en la calle Santa Isabel, tiene encanto, solera e historia. El auditorio forma parte de un edificio construido en 1831 y declarado bien de interés cultural en 1997. La Fundación para la Protección Social de la OMC celebró aquí su centenario, en un acto que tuve el honor de conducir. Lo primero que pensé, cuando entré por primera vez en este espacio, es que aquí sí se podría haber recurrido a esa fórmula con la que muchos oradores y presentadores han comenzado una intervención a lo largo de la historia. Aquello de “Aquí, en este marco incomparable…”.  

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Representantes de los Colegios de Médicos, beneficiaros de la Fundación y autoridades, compartieron un acto de celebración que resultó muy emotivo, sobre todo en el momento de la intervención de Sonia y José Manuel, dos beneficiarios de la Fundación.

Sonia de la Torre es beneficiaria y a la vez gestora de las ayudas de la Fundación en la provincia de Málaga. “Mi hijo mayor, Gonzalo, fue diagnosticado de Déficit de Atención e Hiperactividad y, como consecuencia de ello, tiene necesidades especiales, como Atención Temprana y Logopedia. Estas atenciones son muy costosas y acogernos a la prestación mensual de la Fundación nos facilita mucho la vida”, contó Sonia.

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José Manuel Lozano recordó cómo tras la muerte de su padre, un médico de familia de Jaén, a los 29 años , su madre tuvo que hacerse cargo de él y su hermana. Esos dos niños pudieron estudiar una carrera gracias a la ayuda de la Fundación. José Manuel estudió Periodismo y hoy es redactor jefe de “Acta Sanitaria”. “Sentir el apoyo, acompañamiento y la ayuda de la Fundación y la profesión médica cuando más lo necesitas, hace que personas como yo hayan sido lo que soy”, aseguró Lozano.

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El doctor Serafín Romero preside la Fundación para la Protección Social, además de la Organización Médico Colegial. La Fundación nació en 1917 “con la misión de aunar la solidaridad de todos médicos españoles hacia compañeros o familiares en situaciones de especial vulnerabilidad social”, según cuentan en su web.  “Esta institución destina más de 14 millones de euros anuales a cerca de 3.000 beneficiarios en forma de prestaciones asistenciales, educacionales, para la conciliación de la vida personal, familiar y profesional, para prevención, promoción y protección de la salud y un servicio de atención social, así como un servicio de promoción de empleo médico”.

omcpajarita.jpegPara la organización del centenario, la Fundación contó con la ayuda del magnífico equipo de profesionales de Llorente & Cuenca. En la foto, la escaleta que me proporcionaron y la pajarita que me puse para presentar el acto. Intenté comprar una con fonendos o cualquier otro motivo médico, pero lo más relacionado con la profesión fue esta… con gafas.

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10 preguntas y respuestas sobre la figura del presentador de eventos.

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Esta entrada es un resumen de una clase impartida en la Escuela Internacional de Protocolo, en su sede de A Coruña. Gracias a la EIP por haber incluido el módulo “El papel del presentador de Eventos” en su Máster en Protocolo y Dirección de Eventos. 

¿POR QUÉ UN EVENTO (Y NO POR EJEMPLO UNA RUEDA DE PRENSA)?

El evento no es invasivo y la rueda de prensa, de entrada, sí provoca rechazo o, por lo menos, desconfianza. Los periodistas están hartos de convocatorias en las que no hay noticia. Muchos medios se jactan de no acudir a las ruedas de prensa; es una forma de decir “yo elijo la información que quiero para mi medio, nadie me marca la agenda”.

Además, como organizadores corremos el riesgo de que nuestro mensaje no se transmita tal como nos interesa, pues el periodista, lógicamente, se conserva el derecho de editar la información como le venga en gana. El evento, sin embargo, envuelve nuestro mensaje y lo transmite como un contenido editado.

¿POR QUÉ UN PRESENTADOR PROFESIONAL (Y NO ALGUIEN DE LA CASA)?

Principalmente, porque presentar es una profesión, no una afición. Mejor un presentador para aportar ritmo, para improvisar, para cubrir silencios, para hacer que el tiempo se cumpla (alargando o recortando contenidos). Además, y es un motivo muy importante, porque el presentador externo a la organización puede ensalzar la figura de los participantes, de los organizadores y de los invitados y hacerlo sin complejos, sin que resulte presuntuoso.

¿QUÉ TENGO EN CUENTA A LA HORA DE ELEGIR PRESENTADOR?

Debe tener la capacidad de adaptarse al perfil del evento: a su público, a los “valores” de nuestra empresa u organización y a los de los asistentes. ¿Contrataríais a Leticia Sabater para presentar los premios Princesa de Asturias? ¿Al Gran Wyoming para una convención del Partido Popular?  ¿Y a Norma Duval para un acto de Podemos?

¿CÓMO CONTACTO CON EL PRESENTADOR?

Si tiene representante, contactamos a través de él. Este profesional suele llevarse entre el 15 y el 20% del importe económico pagado a sus representados. Pero en la mayoría de los casos la gestión se hará de forma directa.

¿CUÁNDO LLAMO AL PRESENTADOR?

Cuanto antes mejor. Si el presentador participa en la creación del evento desde el primer momento, se sentirá más involucrado. Si por el contrario el presentador se incorpora en un momento avanzado, habrá perdido probablemente información que después podrá utilizar sobre el escenario.

¿QUÉ LE CUENTO AL PRESENTADOR EN EL PRIMER ENCUENTRO?

Todo lo que sepamos hasta el momento. Es esencial transmitirles fielmente el mensaje que queremos transmitir con el evento, y hacerlo en la jerga apropiada, insistiendo en aquello en lo que hay que insistir y también en aquello que tenemos que evitar. También debe saber qué tipo de público tendremos, quiénes intervendrán, qué repercusión mediática se espera y, muy importante, los elementos técnicos: el tipo de escenario, la megafonía, los micrófonos, el atril, los vídeos, las actuaciones, la ambientación musical,…

¿CÓMO ES LA PRE-ESCALETA QUE ENTREGO AL PRESENTADOR EN EL PRIMER ENCUENTRO? ¿Y LA ESCALETA DEFINITIVA?

La escaleta provisional debe incluir toda la información de la que se disponga en ese momento y que pueda afectar al presentador, incluidas las indicaciones técnicas, pues el conductor del acto debe ser consciente del trabajo de todos los profesionales que lo acompañan. Conviene ir numerando las que se vayan haciendo para que no se confundan las distintas versiones. En la elaboración de la escaleta debemos tener en cuenta las ideas que aporte el presentador, o al menos valorarlas. La escaleta no arranca con el evento en sí, sino con la llegada de invitados. La escaleta definitiva debe conservar estas características y ser muy clara, sin lugar a confusiones.

¿QUIÉN Y CÓMO SE ESCRIBE EL GUIÓN QUE LEERÁ EL PRESENTADOR?

Normalmente el guión “gana” cuando está escrito por el propio presentador, aunque hay muchas excepciones. Al menos debe permitírsele dejar su sello personal para facilitarle el trabajo.

¿QUÉ PRECAUCIONES DEBE TOMAR EL PRESENTADOR ANTES DEL EVENTO?

Todo lo que puede fallar, falla alguna vez. El presentador debe estar informado en tiempo real de cualquier novedad en el protocolo, en los invitados, en el orden de la escaleta o incluso de cualquier acontecimiento noticioso que obligue a alterar el desarrollo del evento. El presentador debe “acumular información” sobre el mensaje que se transmite en el evento, información que llegado el caso puede utilizar, por ejemplo ante el retraso de unos invitados.

¿QUÉ DEBE HACER EL PRESENTADOR DURANTE EL EVENTO? ¿Y DESPUÉS?

El presentador debe respetar las directrices marcadas por la organización y eso incluye, principalmente, ser fiel al mensaje que la organización quiere transmitir. No debe estar “por encima” del mensaje: el protagonismo excesivo, el ego, puede deslucir el evento.

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Cómo presentar tu empresa ante inversores y clientes (el caso Iroite).

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Belén Xestal y Marcos Gallego presentan su proyecto empresarial: Iroite.

El esfuerzo que implica idear una empresa, darle forma, buscar recursos y, finalmente, formalizar la constitución de ese proyecto, puede venirse abajo si tu presentación ante posibles inversores o clientes no funciona. Por eso creo que conviene seguir una serie de pautas, unas normas sencillas para que nuestro público se vaya del acto con ganas de invertir en ti o de ser tu próximo cliente.  

Como ejemplo de lo que se debe hacer, recurro a la presentación de Iroite, una empresa de comunicación y eventos que Belén Xestal y Marcos Gallego acaban de crear para poner en valor los espacios costeros y la cultura marinera de Galicia. Estos fueron, creo, sus aciertos:

Empatía. Belén y Marcos lograron la empatía del público. No hay fórmula mágica, más bien hay tantas como personas, pero una sonrisa franca y mostrarnos ante los demás con naturalidad, con seguridad en nosotros mismos pero sin arrogancia, pueden ser de gran ayuda.

Brevedad. Fueron breves. Respetaron el tiempo marcado por la organización para cada exposición.

Mirada compartida. Dirigieron su mirada a todos los asistentes, implicándonos de esta forma a todos en su proyecto.

Contar, no leer. Trajeron escrita su intervención, como debe ser, pero la contaron, no se limitaron a leer.

Apoyo multimedia. Es una parte importantísima de toda exposición. Evitaron un error que se comete frecuentemente en este tipo de actos: dar demasiada información, saturar al público con datos que ni da tiempo a leer. Belén y Marcos, por el contrario, acertaron con la emisión de un vídeo que resume perfectamente cómo es su empresa:

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La Fundación Paideaia y la Escuela de Organización Industrial impulsaron el nacimiento de industrias culturales y creativas. El acto de presentación tuvo lugar el pasado 2 de septiembre en el teatro Noela de Noia, en Galicia.

demoday.jpg Tienes más información sobre el DEMO DAY de la Fundación Paideia y la Escuela de Organización Industrial en este enlace:

MÁS INFORMACIÓN

 

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8 consejos para presentar un evento

10 consejos para presentar un evento (2)

 

http://myalbum.com/embed/JKqeM35LVymC“>Premios da Cultura Galega

 

PREMIOS3
Los Premios da Cultura Galega 2015 se entregaron el pasado 21 de diciembre en la Cidade da Cultura de Galicia. Para mí fue clave saber qué tipo de público estaba invitado al acto. Eran cerca de quinientas personas relacionadas en su mayoría con la cultura de Galicia.
PREMIOS1
El atril formaba parte de un escenario en forma de tornado, que servía de metáfora del proceso de creación de nuestros artistas. Para sentirme cómodo en este espacio, me acerqué al lugar días antes del acto, cuando comenzaron a montar la escenografía. Así me fui familiarizando con todos los elementos que condicionaban mi trabajo: la altura del atril, los micrófonos, la distancia con el público, la sonoridad del edificio…
PREMIOS2
La emisión de vídeos breves, de unos 25″, para completar la relación de méritos de los premiados, aportaron variedad y riqueza al acto, y te permiten al mismo tiempo descansar un poco, coger aire y continuar hablando.
PREMIOS4
Los premiados -en la foto, junto con el conselleiro de Cultura, Román Rodríguez, y el Secretario Xeral de Cultura, Anxo Lorenzo-, respetaron el tiempo que se había asignado para sus discursos.

ACCEDE AQUÍ A LA GALERÍA COMPLETA DE FOTOS: 

Todas las fotos de la gala Premios da Cultura Galega 2015

 

 

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