Cómo organizar un evento, paso a paso: así comunicó la empresa Gabadi la firma de un contrato de 34 millones

CASO GABADI 3 Panorama contenedores

La empresa gallega Gabadi nos encargó comunicar dos importantes noticias. Por un lado, la presentación del Proyecto Simho, un proyecto de innovación 100% gallega, pionero a nivel mundial y que permitirá que la gente viva en el mar, en las plataformas off-shore en concreto. Además, Gabadi acababa de firmar un contrato con el astillero chino Jiangan Shipyard para construir cuatro tanques de GNL (Gas Natural Liquado) por valor de 34 millones de euros y para el mayor portacontenedores del mundo.  De inmediato desechamos la manida rueda de prensa y optamos por el evento como fórmula para comunicar estas dos buenísimas noticias. Así lo hicimos, paso a paso:

PASO 1: VISITA LA EMPRESA. CONOCE AL CLIENTE. INVESTIGA SUS NECESIDADES.

Antes de empezar a diseñar un evento, como primer paso, os recomendamos que conozcáis muy bien al cliente. No vale un simple intercambio de correos o llamadas telefónicas. Hay que visitar la empresa y hacerlo varias veces. Reúnete con el CEO y su responsable de Comunicación, por su puesto, pero habla también con sus directivos y con todos los empleados que puedas. Recorre sus instalaciones y empápate de la jerga que usan sus profesionales, pues estas expresiones y palabras te resultarán útiles a la hora de redactar el guion.

Nosotros hemos tenido la suerte de poder contar con la implicación desde el primer momento del director general de la empresa, Antonio Llago; de la directora de administración, Begoña Paz, y de todo el personal en general. En Gabadi creían en la comunicación para trasladar el mensaje. Y esa confianza facilita el trabajo.

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Antonio Llago es el director general de Gabadi. En los momentos previos al evento, es importante que el cliente se encuentre con los organizadores y traslade sus necesidades.

PASO 2: DISEÑA UN EVENTO ENTRETENIDO Y EMOCIONANTE.

Estamos convencidos de que cualquier evento, por muy “técnico” o especializado que sea el cliente que lo encarga, ofrece la posibilidad de transformarlo en un acto entretenido y emocionante.

El entretenimiento puedes lograrlo con una escaleta variada y diseñada como si de un programa de televisión se tratara: con un maestro de ceremonias que dé paso a contenidos variados, como entrevistas, vídeos, demostraciones prácticas e interacción con el público. Mención aparte merece el escenario. En nuestra primera visita a la empresa, pasamos junto a uno de los módulos habitacionales que, junto con otros 30 similares —ensamblados como si de un lego se tratara— servirían para que 180 personas vivan durante un año en el Golfo de México. ¡Qué lugar mejor para que sirva de escenario!

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Como escenario del evento elegimos uno de los módulos habitacionales que construye Gabadi. Para comenzar el evento, explicamos precisamente las funciones del lugar donde nos encontrábamos. El guion decía: “Aquí es donde esta empresa inicia la expedición de su personal hacia cualquier parte del mundo en la que surge la necesidad de reparar un barco de transporte de gas. Los trabajadores se preparan, se forman, se desplazan y llegan a ese destino, listos para trabajar, en solo una sola semana”.  

La emoción se consigue buceando en las entrañas de la empresa. En varios de los encuentros previos al evento nos acompañó Avelino Llago, el fundador de Gabadi y padre de Antonio. Ahí había una historia que contar. Hablar de los orígenes familiares de una empresa contribuye a crear un relato y humaniza a esa compañía.

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Avelino Llago, el fundador de Gabadi, logró con su cercanía y naturalidad emocionar a los presentes. Narró cómo Gabadi, de orígenes familiares, se transformó en una empresa innovadora a nivel mundial.

Ya que hablamos de humanizar, no te olvides de que tras la empresa que te encarga un evento hay personas e historias muy interesantes. En este ejemplo, estábamos seguros de que la firma de un contrato con un astillero chino provocaría anécdotas, hechos curiosos que podríamos incluir en la escaleta. ¿Tendrían sus empleados que aprender chino? ¿Cómo será la convivencia entre los trabajadores de Gabadi y los de Jiangan Shipyard?

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Deja que la empresa “hable” a través de sus trabajadores. Vicent Alsina, jefe de proyecto, y Hugo García Teijeiro, director de operaciones, salieron al escenario para hablar, respectivamente, del proyecto SIMHO y del contrato con el astillero chino.

PASO 3: CUIDA A LOS INVITADOS.

Los asistentes al acto serán los mejores embajadores de tu cliente si salen de ese evento satisfechos. Deja que sean profesionales de las relaciones públicas y el protocolo quienes se encarguen de esta tarea: el proceso de selección, confirmación de asistencia y trato directo a los invitados es importantísimo. Por eso en este evento de Gabadi fue fundamental la labor de Yolanda Pantín y su equipo de Azaga Azafatas, Azaga Protocolo y Global Congresos.  

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El cuidado de las relaciones públicas y el protocolo es fundamental para el éxito de tu evento. Al acto convocado por Gabadi asistieron el presidente de la Xunta, Alberto Núñez Feijoo; el conselleiro de Economía, Francisco Conde; la alcaldesa de Narón, localidad que acogía el evento, Marián Ferreiro, y una amplia representación del mundo empresarial y social del entorno.

PASO 4: CUIDA A LOS MEDIOS. 

Los medios de comunicación amplificarán el alcance del mensaje que transmites en el evento. Facilita a los periodistas su trabajo: envíales una nota de prensa con suficiente antelación, responde a todas sus dudas, dales acceso a tu cliente para posibles entrevistas y pon a su alcance los medios técnicos que necesitan. Y deja también esta tarea para los especialistas en relaciones con los medios. Sergio Barbeira hizo en este sentido un extraordinario trabajo. Está renovando su web   en la que te hablará de todos sus servicios en Comunicación.

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Los medios amplifican el mensaje de tu evento. En la imagen, la noticia recogida por La Vanguardia. Fíjate en el hecho de que es EFE quien firma la noticia: ¡no te olvides de las agencias! Si EFE o Europa Press, por ejemplo, recogen tu noticia y le dedican un teletipo, tienes muchas más posibilidades de que los medios la repliquen.

Tampoco te olvides de tomar buenas fotos del evento. Gracias, Diego, de Enfócate Branding, por captar tan bien nuestro mensaje.

¡Gracias a todo el equipo de Gabadi por vuestra cercanía, por vuestro tiempo y por creer en la Comunicación!

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