Los eventos son una potente herramienta de comunicación para todo tipo de organizaciones. Empresas, organismos públicos o sociedades, por ejemplo, recurren a este tipo de convocatoria para darse a conocer en sociedad, lanzar un producto o un servicio o entregar unos premios, entre otras muchas posibilidades.
Si buscas un presentador o presentadora para tu evento, te cuento en esta entrada todo aquello que creo deberías pedirle y darle al elegido o elegida:
ANTES DEL EVENTO
Primer paso: que tu presentador te conozca incluso más de lo que crees que necesita. Desde el primer contacto, háblale de tu organización. No te limites a contarle qué producto fabricáis o qué servicio prestáis: dedica tiempo a hablarle, además, de la misión, de los valores y del propósito. Cuéntale también cuáles son los objetivos del evento y el mensaje que debería llevarse el público a su casa, y procura que participe desde el principio en las reuniones preparatorias que, si son presenciales, deberían ser en vuestra sede, claro. Finalmente, no olvides detallarle el tipo de público invitado: no es lo mismo una convención interna que una puesta de largo en sociedad, si es presencial o híbrido o si hay o no periodistas presentes.
Segundo paso: como mínimo, deja que el presentador le dé su ‘toque’ al guion y a la escaleta. Si hay guion (que suele haberlo), el presentador debería darle al menos su toque, para adaptarlo a su estilo. Por ejemplo, para el guion de los VIII Premios Paraugas, que el Clúster de la Comunicación de Galicia entregó el pasado 17 de noviembre en Ferrol por primera vez en la historia de los premios, incluí un guiño al “habla ferrolana”: en Ferrol, por ejemplo, ir de prisa se dice “ir a todo filispín“. Y ese fue el hilo conductor del acto, pues empezamos prometiendo ir a todo filispín en la entrega de premios para no prolongar la gala en exceso, y terminamos con una invitación a tomar unos guarisnais (a tomar unas copas).
También es fundamental que el conductor de tu evento vaya conociendo las distintas versiones de la escaleta. Desde el primer borrador hasta la escaleta final, hazle partícipe de todos los cambios.
Tercer paso: que conozca previamente el espacio y los recursos técnicos. Si es posible que el presentador conozca previamente el lugar escogido para el evento, que así sea. Si no, siempre puedes enviarle fotos y videos del espacio. Seguramente te pedirá llegar antes para estar sobre el escenario; saber qué tipo de micrófono tendrá y probarlo (el de ‘diadema’ suele ser el preferido, porque da plena libertad para el movimiento de las manos), o ver si hay o no atril (que aparentemente da cierta protección, pero que también limita la movilidad y la espontaneidad, por lo que las autoridades suelen sentirse cómodas y los profesionales de la comunicación huirán de él, al menos cuando necesiten moverse por el escenario sin condicionantes).
DURANTE EL EVENTO
Aunque hayamos preparado todo con mucho mimo, ¿todo puede fallar? La buena noticia es que todo, lo que se dice todo, raramente falla. Sí hay que contar con la posibilidad de que algún imprevisto obligue a salir al paso sobre la marcha, pero confía en las tablas del profesional que has elegido. Para prevenir sustos con el audio, por ejemplo, prepara siempre un micrófono alternativo por si fallan los principales, tal como me sugiere, tras leer la primera versión de este post, Jairo Aldana, realizador de los Premios Paraugas a través de Miraveo.
Otro compañero, Isidoro Valerio, profesional de Radiovoz que ha presentado muchos eventos en el mismo teatro ferrolano, me habla de la importancia de dominar y aprovechar todas las posibilidades que ofrece el escenario. Saber dónde están los puntos de luz y si hay algún obstáculo para el libre desplazamiento por el escenario resulta así vital.
En pleno evento, pues, mantén informado al maestro de ceremonias de todos los cambios de última hora: podrá así ir gestionando esas alteraciones en el programa de forma que el público lo note lo menos posible. La clave es la naturalidad: si algo falla, no perder los nervios y mantener el sentido del humor es la fórmula infalible.
DESPUÉS DEL EVENTO
Pídele que contribuya al impacto del evento. Redondea el éxito de tu evento con una buena comunicación posterior al mismo. Seguro que el presentador que has elegido puede contribuir con la difusión a través de sus redes.
Esta entrada, por ejemplo, es mi forma de agradecer la confianza del Clúster de la Comunicación de Galicia, por darme la oportunidad de presentar esta gala junto con María Lamela (La Sexta), además de con Duarte Galbán (TVG), como “reportero de directos”, y la banda coruñesa Soul Must Go On, que le puso música a un evento inolvidable y en el que llovió talento, el de los profesionales de la comunicación y el marketing en Galicia.
